تنظیم اظهارنامه و آشنایی با کاربرد و مراحل ارسال اظهارنامه
تنظیم اظهارنامه : از جمله اوراق قضایی که شهروندان در مسایل حقوقی خود به نحوی با آن برخورد می‌کنند، اظهارنامه است. فردی که در امری خود را صاحب حق می‌داند، حتما لازم نیست برای مطالبه حق خویش اقدام به اقامه دعوی کند زیرا ممکن است با درخواست شفاهی از کسی که بایستی این حق را ادا کند به مقصود خویش نایل شود. اما در برخی موارد بایستی این مطالبه را اثبات کند و چون اثبات مطالبه شفاهی به‌نوعی مشکل است، بنابراین با تنظیم اظهارنامه و ارسال آن برای مخاطب به‌طور رسمی اقدام بهه مطالبه حق خود می‌کند. البته لازم به ذکر است که مطالبه حق تنها در صورت ارسال برگ اظهارنامه از سوی مراجع قضایی اثبات می‌شود.
خواهان حق زمانی می‌تواند حق خود را از طریق اظهارنامه مطالبه کند که بر اساس توافق طرفین یا به موجب قانون یا عرف موعد مطالبه آن فرا رسیده باشد. در برخی از موارد هم ارسال اظهارنامه قبل از اقامه دعوی مورد نظر ضروری است مثلا زمانی که محلی را به طور امانی به کارگر، سرایدار، خادم و به طور کلی به هر امین دیگری سپرده‌ایم، اگر شخصی مورد نظر از استرداد مال امانی امتناع کند که محل امانی را پس دهد. در‌صورتی‌که شخص امانت‌دار پس از ۱۰ روز از زمان ابلاغ اظهارنامه محل مزبور را بازپسس ندهد، متصرف عدوانی محسوب می‌شود. بنابراین در این مورد می‌توان دعوی رفع تصرف عدوانی را مطرح کرد و از مزایای این دعوی که خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آیین دادرسی رسیدگی می‌شود، استفاده کرد.
با توجه به مطالب عنوان شده نباید تصور کرد که اظهارنامه فقط به‌منظور مطالبه حق تنظیم می‌شود بلکه هر شخصی می‌تواند هر نوع اظهاری که راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با طرف مقابل دارد را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهارنامه به طرف خود اطلاع دهد. ذکر این نکته نیز ضروری به نظر می‌رسد که در تنظیم اظهارنامه نمی‌توان خارج از نزاکت و اخلاق عمل کرد و از الفاظ رکیک و مستهجن استفاده کرد. چون مراجع قضایی (دفاتر دادگاه‌ها و ادارات ثبت اسناد) از ابلاغ اظهارنامه‌هایی که خارج از نزاکت می‌باشد خودداری می‌کنند.
نحوه تنظیم اظهارنامه
اوراق اظهارنامه در محل فروش تمبر و اوراق قضایی در مجتمع‌های قضایی در اختیار مراجعان گذاشته می‌شود. در صورتی‌که بخواهیم برای یک نفر اظهارنامه بنویسیم، باید مطالب خود را در سه نسخه تنظیم کنیم (برای هر نفر اضافی هم می‌باید یک نسخه اصلی تنظیم شود.) پس از تهیه برگ اظهارنامه، بایستی مطالب خود را در ستون خلاصه اظهارات بنویسیم. در نوشتن این مطالب بایستی کمال دقت را داشته باشیم چون هر مطلبی که قید می‌کنیم، از آنجایی که در نهایت ذیل آن را امضا خواهیم کرد، تحتت شرایطی اقرار محسوب می‌شود و ممکن است در دعوی طرف مقابل از آن بر علیه خودمان استفاده کند.
از طرف دیگر در برخی از موارد بایستی از ارسال اظهارنامه جلوگیری کنیم چون در نتیجه این کار طرف دعوا هوشیار می‌شود و اقدام به انجام عملیاتی می‌کند که موجب از بین رفتن حقوق ادعایی خواهد شد. مثلا اگر بخواهیم اموال بدهکار را از جهت اینکه بدهی خود را پرداخت نمی‌کند توقیف کنیم، با ارسال اظهارنامه، بدهکار از احتمال توقیف اموال خود آگاه می‌شود و اقدام به فروش، انتقال و مخفی کردن اموال خود می‌کند. نکته دیگری که در تنظیم اظهارنامه باید به آن توجه کرد، این است که از نسبت دادنن جرم به طرف مقابل یا نوشتن اکاذیب خودداری کنیم، چون ممکن است تحت شرایطی به‌عنوان مفتری یا کسی که اقدام به نشر اکاذیب کرده است از سوی طرف مقابل تحت تعقیب کیفری قرار بگیریم.
گاهی اوقات همراه با اظهارنامه می‌خواهیم سند یا مال یا وجهی را به طرف مقابل تسلیم کنیم که در این صورت آن سند یا مال یا وجه را به مرجعی که اظهارنامه را برای ابلاغ به آن تسلیم می‌کنیم تحویل می‌دهیم تا تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد که در این صورت اگر امکان تحویل آن همراه با اظهارنامه به طرف مقابل باشد، به ضمیمه اظهارنامه تحویل وی داده می‌شود در غیر این صورت به طرف مقابل ابلاغ می‌شود که برای تحویل گرفتن آن به مرجع مزبور مراجعه کند. اما اگر ضمن قرار داد متعهد شده باشیم که این اقدام (تحویل دادن موارد مذکور) در محل و ترتیب دیگری صورت پذیرد، می‌بایست بر اساس قرار داد اقدام کنیم.
مراحل ارسال اظهارنامه
پس از تنظیم اظهارنامه، مبلغ ۵۰۰۰۰ ریال تمبر بر روی آن الصاق و آن را برای ابلاغ به مخاطب به دفتر دادگاه یا اداره ثبت اسناد محل تسلیم می‌کنیم. (در واقع در مجتمع‌های قضایی اظهارنامه‌ها برای ابلاغ به دفتر مجتمع قضایی تحویل می‌شوند و ۲۰ روز بعد جهت اخذ نتیجه، به همان جا مراجعه می‌شود در اداره ثبت اسناد نیز دبیرخانه آن اداره یا محل خاصی در سیستم تقسیم‌بندی کاری متصدی این امر است.)
در صورتی که در این محل‌ها، دایره اظهارنامه وجود داشته باشد، به این محل مراجعه می‌کنیم. پس از تحویل اظهارنامه در سه نسخه به مرجع فوق‌الذکر، ابلاغ اظهارنامه از طریق اداره ابلاغ مرجع قضایی مورد نظر صورت می‌گیرد به این ترتیب که یک نسخه از آن به مخاطب اظهارنامه تحویل می‌شود و در نسخه‌های دیگر چگونگی ابلاغ اظهارنامه‌ها و پاسخ مخاطب (در صورتی که وی به اظهارنامه پاسخ داده باشد)، به صورت کتبی قید می‌شود و در نهایت نسخه‌های مزبور به آن مرجع مزبور اعاده می‌شود. بنابراین پسس از یک هفته تا ۲۰ روز از تاریخ تحویل اظهارنامه می‌بایست به آن مرجع مراجعه و یک نسخه از اظهارنامه را دریافت کرد. نسخه دیگر نیز در دفتر اظهارنامه بایگانی می‌شود.
پاسخ اظهارنامه
زمانی که اظهارنامه‌ای برای ما ارسال می‌شود، حتما لازم نیست بلافاصله به آن پاسخ دهیم چون امکان دارد به علت سرعت در پاسخ‌دهی، در پاسخ خود مواردی را ناشیانه ذکر کنیم که در اقامه دعوی از سوی طرف مقابل بر علیه خودمان مورد استفاده قرار گیرد بنابراین شایسته است که مامور ابلاغ را در انتظار نگذاشته و در فرصتی مناسب در یک اظهارنامه دیگر با طی مراحلی که گفته شد پاسخ دقیق خود را تنظیم کنیم و به اظهار کننده اظهارنامه اطلاع دهیم.